SEKRETERİN GÖREVLERİ

Toplum yapısı karmaşıklaşıp, iş bölümü artınca; uzmanlık alanları büyük önem kazanmaya başlamıştır.

Günümüzde sekreterlik mesleği iş yerlerinde yerini almış,iş yerleri ile sekreterlik birbirlerini hem etkilemiş hem de tamamlamışlardır. İşyerlerinin varlık ve gelişme etkeni olan yönetici sekreterlerin çalıştıkları bürolarda yerine getirmek zorunda oldukları birtakım görevler bulunmaktadır.

TELEFON GÖRÜŞMELERİ

Profesyonel bir sekreterin, beceri ve yeteneğini göstereceği faaliyetlerin başında, telefon görüşmeleri gelmektedir. Telefon görüşmelerinde her şeyden önce telefonun etkin bir biçimde kullanımı için makinenin uygun bir yerde bulunması gerekmektedir. Sekreterler, arayanların en az yarısıyla kendisi görüşebilmeli, onlara organizasyonun faaliyetleri konusunda yeterli bilgi verebilmelidir.

Sekreter telefonla görüşme yaparken, görüşmesine bir limit koymalı ve bunu nezaketsizliğe kaçmadan karşı tarafa ses tonuyla hissettirebilmelidir.tutum bir sekreterin önem vermesi gereken konuların başında gelmektedir.

Bu sadece telefonda konuştuğu kişiye karşı nazik ve ince olması açısından değil, her iki tarafın da vakit kazanması açısından önemlidir. iyi bir sekreter, her telefon konuşmasının bir yararı olduğunu unutmamalı ve olayların akışına göre gerekli adımları atmalıdır.

Sekreterlerin telefonla ilgili görevlerinin başında, telefon bağlamaya ilişkin kurallar gelmektedir. Sekreterin telefon bakarken dikkat edeceği kurallardan biri, karşı tarafı telefonda fazla bekletmemektir. Telefon görüşmelerinde şu kuralların uygulanması iletişim etkinliği  artıran görgü ve nezaket kuralı sayılmaktadır