ASİSTAN SEKRETER NE İŞ YAPAR?

Telefon Görüşmeleri Profesyonel bir sekreterin, beceri ve yeteneğini göstereceği faaliyetlerin başında, telefon görüşmeleri gelmektedir.Sekreterler gelen çağrıların tümünü karşılayabilmeli, onlara organizasyonun faaliyetleri konusunda yeterli bilgiyi verebilmelidir. Sekreter telefonla görüşme yaparken, görüşmesine bir limit koymalı ve bunu nezaketsizliğe kaçmadan karşı tarafa ses tonuyla hissettirebilmelidir.Tutum bir sekreterin önem vermesi gereken konuların başında gelmektedir. Bu sadece telefonda konuştuğu kişiye karşı nazik ve ince olması açısından değil, her iki tarafın da vakit kazanması açısından önemlidir.Konuşmaları genellikle sonuç odaklı olmalıdır. İyi bir sekreter, her telefon konuşmasının bir yararı olduğunu unutmamalı ve olayların akışına göre gerekli adımları atmalıdır. Sekreterlerin telefonla ilgili görevlerinin başında, telefon bağlamaya ilişkin kurallar gelmektedir. Sekreterin telefon bakarken dikkat edeceği kurallardan biri, karşı tarafı telefonda fazla bekletmemektir. Telefon görüşmelerinde uygulanması gereken bazı kurallar vardır. Konuşmaya bir selamlaşma sözcüğü ile başlanmalıdır. Sekreter, resmi telefon konuşmalarında bey, hanım ünvanı getirerek isim ile hitap etmelidir. Direkt telefon edildiğinde önce kendini tanıtmalıdır. Konuşurken mesajın karşıdaki tarafından net olarak algılanmasına çaba göstermeli, hem sözcük seçiminde, hem de konuşma hızı bakımından buna dikkat etmelidir. Telefon görüşmelerinde yanıtlar açıklayıcı olmalıdır. Kısa yanıtlar da nezaket kurallarına da aykırıdır. Telefon başka departmanlara, ise, o departmanını numarasını vermek yerine mümkünse aktarma yolunu seçmek, nezaket kurallarına daha uygundur. Telefonu beklemeye alındığı durumlarda, zaman zaman kişiye dönerek onlara ilgi göstermelidir. Bekleme durumunun uzun sürecekse, karşı tarafa “dilerseniz numaranızı bırakın daha sonra biz sizi arayalım” şeklinde bir teklifte bulunmalıdır. Yönetici toplantıda iken ona acil ve önemli telefonların gelmesi durumunda toplantının bölünmemesi için bu durumu yöneticiye bir e-mail iletmelidir. Aranan şahsın yerinde olmaması durumunda, cep telefonundan aktarım yapabilir. Aranan kişiye ulaşılamaması durumun da arayan kişiden gerekli bilgileri alarak e-mail yoluyla iletebilir. Görüşme yapmadan önce kimin aradığı öğrenilmek isteniyorsa bunun karşı tarafa sorulması gerekir. Arayan kişi tanınıyor ve yöneticinin o şahısla görüşmek isteyeceği düşünülüyorsa bağlantı kurmalı aksi halde " aktarmaya çalışıcağım ” denmeli ve bir süre beklettikten sonra uygun bir dille aranan kişinin müsait olmadığı bilgisi iletilmelidir. Konuşmaların bitirilmesinde karşı taraf beklenmeli, konuşmanın sürdürme konusunda bir isteksizlik ima ettirilmemelidir. Randevuların Düzenlenmesi Sekreterin önemli görevlerinden birisi de günlük randevuların tespiti ve programlandırılmasıdır. Yöneticinin zamanı çok değerli ve kısıtlıdır. Bu yüzden belirli zamanların ziyaretçilere ayrılması gerekmekte, eldeki zamanın durumuna göre ziyaretçilere randevu verilerek belirli bir gün ve saatte gelmeleri istenmektedir. Randevuların verilmesinde sekreterin en önemli yardımcısı Uzak Sekreter CRM sistemimiz ve Outlook sitemidir. Randevular ya yönetici ve sekreterin ortak kararı sonucunda verilmeli ya da yöneticiyi randevulardan sekreteri haberdar etmelidir. Gerektiği durumlarda randevu iptalleri 24 saat önce bildirilmelidir.Sekreter randevulardan bir gün önce teyit araması yapabilmelidir. Randevular, yönetici ve sekreter tarafından karşılıklı haberleşme ile tespit edildiği gibi, gerekli süre öncesinden sekreterine bildirilmeli ve çakışmalar önlenmelidir. Bir sekreterin randevu verme işini düzgün ve aksaksız yürütebilmesi için yöneticisinin günlük programını, alışkanlıklarını, iş yerinin özelliklerini çok iyi bilmesi gerekmektedir. Sekreter randevu verirken yöneticisinin o saatte başka bir işi olmadığına ve randevu isteyen kişiyle görüşmek istediğine emin olmalıdır. Bunun için yöneticinin sekretere bir randevu programı göndermesi, hangi gün ve saatlerde kaç kişi ile görüşebileceğini ve kimlere randevu verilmesi gerektiğini belirtmesi uygun olmaktadır. Seyahat Organizasyonu Yönetici sekreterin önemli görevlerinden biri de seyahat düzenlemesidir. Çünkü günümüzde birçok iş şehirler arası veya ülkeler arası boyutta yapılmakta ve yöneticilerin iş seyahatlerinin programlanmasına daha çok ihtiyaçları olmaktadır. Seyahat organizasyonu doğrudan doğruya sekreter tarafından organize edilebileceği gibi, seyahat acenteleri aracılığıyla da gerçekleştirilebilmektedir. Sekreter sadece bilet bulma ve rezervasyonları gerçekleştirme işlerini üstlenebileceği gibi, gezi ile ilgili tüm görevlerde etkin rol de alabilir. Seyahat için hazırlıklara yöneticinin seyahat amacını tam olarak öğrenmeyle başlanmalıdır. Nereye, ne kadar süreyle ve hangi bilgi ve belgeleri götürmek istediği tam olarak öğrenilmeli ve çalışmalarını bu yönde yapmalıdır.